Datenschutzerklärung

Meier & Wolf UG (haftungsbeschränkt), Geibelstraße 28, 50931 Köln, vertreten durch die Geschäftsführer René Wolf und Jonathan Meier. E-Mail: team@rechnersuite.de

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt; die Voraussetzungen nach Art. 37 DSGVO / § 38 BDSG liegen nicht vor.

• Berater-Konto: E-Mail, Vor- und Nachname, Firma, Telefon (optional) sowie das Passwort ausschließlich als scrypt-Hash, niemals im Klartext. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
• Mandanten-Fälle und Belegschaftsdaten: Der Berater gibt zur Berechnung Belegschaftsdaten ein oder lädt sie als Excel-Liste hoch (etwa Einkommensgruppen, Bruttolohn-Cluster, teils Alter einzelner Beschäftigter). Soweit darin personenbezogene Daten von Beschäftigten enthalten sind, verarbeiten wir diese ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Beraters als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO); Verantwortlicher ist insoweit der Berater beziehungsweise der Arbeitgeber. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Die Upload-Funktion ist technisch gesperrt, bis der Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen ist.
• Berichte (PDF): Aus den Fall-Daten erzeugen wir auf unserem Server Präsentations- und Report-PDFs für den Arbeitgeber-Termin. Diese werden ausgeliefert und nicht dauerhaft bei uns gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, hinsichtlich enthaltener Beschäftigtendaten Art. 28 DSGVO.
• Nutzungsereignisse: Zur Produktverbesserung und zum Schutz der Anmeldung protokollieren wir technische Ereignisse (etwa Anmeldung, Fall angelegt, Präsentation geöffnet, PDF erstellt) mit Ereignis-Name, Zeitpunkt und Berater-Kennung (damit besteht ein Personenbezug zum eingeloggten Berater) sowie ereignisbezogenen Angaben wie Fall-Kennung, Rechner oder Vorlage. Bei der Anmeldung und bei Zugangsanfragen speichern wir zusätzlich die Browser-Kennung, beim Anmelde-Schutz und bei Zugangsanfragen die E-Mail-Domain, bei Datei-Uploads den Dateinamen. Den aufgerufenen Pfad und einen pseudonymen Tagesschlüssel speichern wir nur bei der Reichweitenmessung (siehe unten); den Tagesschlüssel außerdem bei Zugangsanfragen. Eine IP-Adresse speichern wir nie im Klartext: Für die Begrenzung von Anmelde- und Formularversuchen verarbeiten wir sie nur als gekürzten SHA-256-Hash mit Server-Salt. Bitte verwenden Sie keine Klarnamen in Excel-Dateinamen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Anmelde-Sitzung und lokaler Zwischenspeicher: Siehe die Tabelle in Abschnitt 6.

Reichweitenmessung ohne Cookies

Wir zählen Aufrufe unserer öffentlichen Seiten mit einer eigenen Messung auf unserem Server, ohne externen Dienst. Dafür setzen wir keine Cookies und legen nichts im Speicher Ihres Geräts ab.

• Was gezählt wird: nur öffentliche Seiten wie Startseite, Produktseiten, Beta-Formular, Rechtstexte und der Arbeitgeber-Fragebogen (ohne den persönlichen Link). Seiten nach der Anmeldung zählen wir nicht. Pro Aufruf speichern wir den Pfad der Seite (ohne Parameter), den Zeitpunkt, die Domain, die Geräteklasse (Handy, Tablet oder Computer), die Domain der Seite, von der Sie gekommen sind (nicht deren vollständige Adresse), und vorhandene Kampagnenangaben aus dem Link (utm-Parameter).
• Tagesschlüssel: Um Besuche unterscheiden zu können, bilden wir aus IP-Adresse, Browser-Kennung und Domain zusammen mit einem zufälligen Tageswert einen pseudonymen Schlüssel (gekürzter SHA-256-Hash). IP-Adresse und Browser-Kennung verwenden wir dafür nur im Arbeitsspeicher und speichern sie nicht. Damit ein einzelner Internetanschluss die Zählung nicht verfälschen kann, begrenzen wir außerdem die gezählten Aufrufe und Besuche je IP-Adresse; dafür bilden wir mit demselben Tageswert einen zweiten Schlüssel allein aus der IP-Adresse. Der Tageswert wird jeden Tag neu erzeugt, der vorherige wird nicht aufbewahrt. Ein Schlüssel lässt sich deshalb nachträglich nicht aus einer IP-Adresse berechnen, und Besuche an verschiedenen Tagen lassen sich nicht miteinander verknüpfen. Senden Sie über das Beta-Formular eine Zugangsanfrage, speichern wir dazu denselben Tagesschlüssel.
• Zweck und Rechtsgrundlage: Wir möchten die Reichweite unserer Seiten verstehen und erkennen, über welche Wege Zugangsanfragen entstehen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht.
• Widerspruch: Ist in Ihrem Browser „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“ aktiviert, zählen wir Ihre Aufrufe nicht. Außerdem können Sie der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen, zum Beispiel per E-Mail an team@rechnersuite.de.

Zugangsanfrage über das Beta-Formular

Über das Beta-Formular können Sie einen Zugang zur geschlossenen Beta anfragen.

• Welche Daten: Name, E-Mail-Adresse, Firma (optional), der gewünschte Rechner, Ihre Nachricht (optional) und der Zeitpunkt der Anfrage. Außerdem halten wir fest, ob und wann wir die Anfrage freigegeben oder abgelehnt haben.
• Zweck: Wir bearbeiten Ihre Anfrage, bestätigen Ihnen die Vormerkung per E-Mail und laden Sie per E-Mail ein, sobald wir Ihren Zugang freigeben. Über jede neue Anfrage benachrichtigen wir außerdem intern unser Team.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit dem Formular fragen Sie einen Zugang an; die Bearbeitung ist eine vorvertragliche Maßnahme auf Ihre Anfrage.
• E-Mail-Versand: Bestätigung, Einladung und interne Benachrichtigung versenden wir über den in Abschnitt 3 genannten Dienst Resend.
• Speicherdauer: Anfragen werden 12 Monate nach Eingang oder nach unserer letzten Entscheidung über die Anfrage automatisch gelöscht, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt. Die E-Mails zur Anfrage bewahren wir 3 Jahre nach dem Versand auf (siehe Abschnitt 4).

• Hosting: Vercel Inc. (USA). Beim Abruf der Seiten werden technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser-Kennung) verarbeitet. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln; Vercel ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
• Datenbank: Supabase, gehostet in der EU-Region Frankfurt (eu-central-1). Hier liegen Konto-, Fall- und Belegschaftsdaten sowie Nutzungsereignisse und gezählte Seitenaufrufe.
• E-Mail-Versand (Anmelde- und Magic-Link-Mails, Mails zu Zugangsanfragen): Resend, Inc. (USA). Übermittelt wird die E-Mail-Adresse des Beraters, bei Zugangsanfragen über das Beta-Formular Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Name, für die interne Benachrichtigung unseres Teams auch Ihre übrigen Angaben aus dem Formular. Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln; Resend ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
• Fehlerdiagnose: Sentry (Functional Software, Inc., USA). Im Fehlerfall werden technische Fehlerdaten übertragen (Fehlermeldung, Stacktrace, aufgerufene Adresse, Browser-Kennung). Es findet kein Session-Replay und kein Performance-Tracing statt, das Senden personenbezogener Standardfelder ist abgeschaltet, und die Daten werden vor dem Versand bereinigt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrieb und Absicherung des Dienstes). Sentry ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
• Zahlungsabwicklung: Stripe. Wird erst mit dem kostenpflichtigen Angebot aktiviert. In der kostenfreien Beta findet keine Zahlungsabwicklung statt. Mit Aktivierung werden Name, E-Mail und Zahlungsdaten an Stripe übermittelt; Kartendaten erhalten wir selbst zu keinem Zeitpunkt.

Mit Vercel und Supabase bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO. Für die weiteren genannten Dienste werden die Verträge vor ihrer produktiven Aktivierung geschlossen.

• Berater-Konto und Mandanten-Fälle: solange das Konto besteht. Nach Vertragsende Löschung spätestens nach 30 Tagen; ein Export ist zuvor auf Anfrage möglich.
• Anmelde-Links: 30 Minuten gültig, Einladungslinks 7 Tage; danach ungültig.
• Nutzungsereignisse und gezählte Seitenaufrufe: nach 12 Monaten durch einen täglichen Löschlauf automatisch gelöscht.
• Zufälliger Tageswert der Reichweitenmessung: wird jeden Tag ersetzt, der Wert des Vortags wird nicht aufbewahrt.
• Zugangsanfragen über das Beta-Formular: 12 Monate nach Eingang oder nach unserer letzten Entscheidung über die Anfrage, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt; danach durch einen täglichen Löschlauf automatisch gelöscht.
• E-Mails aus unserem Versandsystem (Empfänger, Betreff, Inhalt und Zustellstatus), auch die zu Zugangsanfragen: 3 Jahre nach dem Versand, danach durch den täglichen Löschlauf automatisch gelöscht. Abmeldungen und unzustellbare Adressen bewahren wir dauerhaft auf, damit wir sie bei jedem Versand beachten können.
• Fehlerberichte (Sentry): nach der Aufbewahrungsfrist des Dienstes, spätestens nach 90 Tagen.
• Technische Zugriffsdaten des Hostings: für die Dauer der Fehlersuche und Missbrauchsabwehr, längstens 30 Tage.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Anfragen richten Sie bitte an team@rechnersuite.de.

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), www.ldi.nrw.de.

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies und Speicherobjekte ein. Eine Einwilligung ist dafür nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht erforderlich, ein Einwilligungsbanner entfällt.

Wir setzen kein Google Analytics, keinen Marketing-Pixel und kein Nutzer-Tracking zu Werbezwecken ein. Externe Schriftarten werden nicht dynamisch nachgeladen. Die in Abschnitt 3 genannte Fehlerdiagnose setzt keine Cookies. Die Reichweitenmessung aus Abschnitt 2 setzt keine Cookies und legt nichts im Speicher Ihres Geräts ab.

Die Rechnersuite befindet sich in der geschlossenen Beta. Bis zum Produktiv-Launch kann diese Erklärung erweitert werden. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir angemeldete Berater per E-Mail.